ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ในงานซ้ำ: ก่อนทำระบบใหม่ควรวัดอะไร

ต้นทุนของงานซ้ำไม่ได้อยู่ที่เวลาพิมพ์ข้อมูลอย่างเดียว

ให้เดินตามงานหนึ่งรายการตั้งแต่เริ่มจนจบ แล้วบันทึกทุกครั้งที่ข้อมูลถูกคัดลอก มีคนรออนุมัติ ต้องถามสถานะ หรือย้อนกลับมาแก้ไข การนับเฉพาะเวลาที่มือแตะแป้นพิมพ์จะทำให้ประเมินต่ำกว่าความจริง เพราะคอขวดจำนวนมากอยู่ระหว่างการส่งต่องาน

• เวลาทำงานโดยตรง
• เวลารอและติดตาม
• เวลาตรวจและแก้ข้อมูล
• ผลกระทบเมื่องานหรือรายงานล่าช้า

ไม่ใช่งานซ้ำทุกอย่างควรถูกทำเป็นระบบ

ถ้างานเกิดน้อย เปลี่ยนวิธีบ่อย หรือความผิดพลาดไม่มีผลมาก การปรับขั้นตอนหรือใช้เครื่องมือเดิมให้ดีขึ้นอาจคุ้มกว่า ระบบใหม่เหมาะเมื่อ workflow ค่อนข้างชัด เกิดซ้ำ มีหลายบทบาท และข้อมูลที่ได้มีผลต่อบริการ รายได้ หรือการตัดสินใจ